Stratégiai
tervezés civil szervezetek számára
Török
Marianna
1997.
Török Marianna
Előállította
a Johns Hopkins University Institute for Policy Studies
Wyman
Park Building
34th
and North Charles Street
Baltimore,
Maryland 211218
USA
Tartalomjegyzék:
Előszó
Stratégiai
tervek
A
jövőkép
Az
értékek és a kultúra
A
küldetés
Helyzetelemzés
Stratégiai
célok
Feladatok
Értékelés
Pénzügyi
célok
A
tervezési folyamat
Előszó
Kevés folyamat olyan fontos a demokrácia és a
mûködõ piaci rendszer újjáéledéséhez Közép-Európában mint a
üzleti, nonprofit és állami szervezetek széles skálájának ismételt megjelenése
a nyolcvanas, kilencvenes években. Az ilyen szervezetek gyakorlatilag minden
területen felvirágoztak - egészségügy, gyermekoktatás, idõsgondozás,
környezetvédelem, emberi jogok, mozgáskorlátozottak segítése és még sok más
terület megtalálható a palettán - nyüzsgõ civil társadalmat létrehozva.
A közép- és kelet-európai nonprofit szektor
nyüzsgése és fontossága ellenére azonban egy törékeny növény maradt, amit csak
részben támogat a közvélemény és a kormányzati politika, míg mûködését
adózási és törvényi elõírások hátráltatják, melyek helyenként
meglehetõsen gátló hatásúak.
A problémák megoldásához segítséget nyújtva, a
Johns Hopkins University Institute for Policy Studies elindította a Harmadik
Szektor Projektet a kilencvenes évek elején azzal a céllal, hogy átfogó
bepillantást nyújtson az új nonprofit vezetõknek a nonprofit vezetési
ismeretekbe hét közép- és kelet-európai országban (Bulgária, Csehország,
Lengyelország, Magyarország, Oroszország, Szlovákia és Szlovénia).
A projekt keretében késõbb létrehoztak egy
trénerképzõ programot. Ennek segítségével alakult ki a ma 56 helyi
trénerbõl és hét helyi partnerszervezetbõl álló hálózat, amely
magas színvonalú képzéseket nyújt a régió nonprofit szervezetei számára.
Az így létrejövõ Hopkins Nonprofit Oktatói
Hálózat trénerei, más közép- és kelet-európai nonprofit trénerek és a nonprofit
szervezetek számára készült az a sorozat, melynek ez a kézikönyv is része. A
sorozat célja, hogy könnyen hozzáférhetõ, a közép- és kelet-európai
viszonyokra adaptált anyagokkal szolgáljon a nonprofit szervezetek vezetésével
kapcsolatos témakörökben.
Ez
a kiadvány azzal foglalkozik, ami valószínűleg egy nonprofit szervezet
működésének kulcskérdése, a stratégiai gondolkodás és tervezés. A kommunizmus
idejéből visszacsengő 3-5 éves tervek gondolata valószínűleg kételyekkel tölti
el a kelet-európai olvasókat. Bízom benne, hogy ez a könyv is bebizonyítja,
hogy az őszinte tervezés igen fontos eleme kell hogy legyen a nonprofit
szervezetek életének, ha maguk, támogatóik és közönségük érdekében tisztán
akarják látni küldetésük, feladataik, ha hatékonyan akarják felhasználni
forrásaikat. Ez a kiadvány azt is
megmutatja, hogy a tervezés nem feltétlen bonyolult folyamat, ha a hangsúly a
megfelelő helyekre kerül a tervezés átlátható, tisztázó és megéri a fáradságot.
Reméljük, hogy ez a kézikönyv és a sorozat többi kötete
is segítséget nyújt majd a közép- és kelet-európai nonprofit szervezetek
számára az általuk kitûzött célok kézzelfogható eredményekre
történõ lefordítása során. Remélhetõleg a hálózat oktatóival
együtt abban a folyamatban is segítenek majd, amely nemcsak a nonprofit szektor
, hanem a demokrácia és általában a civil társadalom fenntarthatóságát is
eredményezi a régióban.
Köszönetünket szeretnénk kifejezni az Open Society
Institute-nak a támogatásért, mellyel lehetõvé tette e kiadványok
megjelentetését. Köszönettel tartozunk a hátsó borítón felsorolt támogatóinknak
is - az õ támogatásuk segítségével kelt életre a Johns Hopkins Harmadik Szektor Projekt.
Személy szerint hálás vagyok a Harmadik Szektor Projekt vezetõjének,
Carol Dugannak, közép- és kelet-európai képviselõnknek, Donald
Robinsonnak, továbbá a szerkesztõnek, Mary Grossmannak, akik nélkül ez a
sorozat sosem vált volna valósággá.
Lester M. Salamon
Igazgató
Johns Hopkins Institute for Policy Studies
Baltimore, MD USA
Mikor
a holnapról beszélünk nevetnek az Istenek. (Kínai közmondás)
Ember
tervez, Isten végez. (Magyar közmondás)
Most
ne legyünk cinikusak. (Török Marianna)
STRATÉGIAI TERVEK
Kinek van stratégiai terve?
A stratégiai tervezés módszerét az
üzleti szektorból vette át a nonprofit szektor. Fontossága most lett igazán
világos a nyugati nonprofit szervezetek számára is, és mára egyre több
kelet-európai nonprofit szervezet is alkalmazza a stratégiai tervezés
módszerét. A tervezés szükségessége most kristályosodik a magyar szervezetek körében
is, hisz működésük első éveiben kevesen ismerték fel, hogy hosszú távon szükség
lesz munkájukra és működésük alapja egy világos jövőkép és egy ahhoz kapcsolódó
terv lehet.
Szervezeti vezetőkkel folytatott
beszélgetésekből kiderül, hogy azok, akik felismerik a tervezés szükségességét
sem veszik mindig a fáradságot, az időt, hogy belevágjanak egy tervezési
folyamatba, mert sajnálják rá a befektetett energiát. Mások arról beszélnek,
hogy bár van stratégiai tervük, de ezt a szervezet titkos belső dokumentumának
tekintik. Vannak, akik támogatóik kérésére írtak le stratégiai tervüket
több-kevesebb sikerrel, míg mások feleslegesnek tartják azt leírni, hisz úgyis
minden meg van a fejükben. Voltak olyan kollégák, akik kifejtették, hogy
igazgatójuk felelős a tervezésért, és biztos van stratégiai terve is. Mások
fantasztikus stratégiai tervet tudtak összeállítani anélkül, hogy tudták volna,
hogy mi az a stratégiai terv.
Ezernyi oka lehet, hogy miért nem
terveznek és miért nem készülnek stratégiai tervek a nonprofit szektorban, de
sokkal több oka van annak, hogy miért érdemes tervezni. A legfontosabb, hogy
egy jó terv segít az álmokat valóságba önteni. Egy stratégiai terv formát ad a
szervezetnek, segít eldönteni, hogy a munkát
hol kell kezdeni ahhoz, hogy a célokat elérjék.
Ennek a kiadványnak az a célja, hogy
segítse azokat, akik felismerték, hogy a hosszú távú tervezés nélkülözhetetlen
szervezetük jövője érdekében és tudni szeretnék hogyan alakítsák ki a tervet,
(de talán azok is tanulhatnak ebből a
kiadványból, akik majd később érzik szükségesnek ezt).
Mi az a stratégiai terv ?
A
stratégiai terv egy írott dokumentum, mely a szervezet hosszú távú (3-5 évre
szóló) irányvonalát határozza meg. A terv egy folyamat eredménye kell hogy
legyen, ahol megválaszolásra kerülnek a következő alapkérdések:
·
Miért létezik a szervezet ?
·
Mit csinál ?
·
Merre kell haladnia ?
·
Hogy fog odajutni ?
Hogy néz ki egy stratégiai
terv ?
Egy
sikeres stratégiai terv tartalmazza:
·
a szervezet jövőképét, küldetését és értékrendjét
·
egy helyzetfelmérést a környezetről, az eddigi tapasztalatokról
·
egy szervezetfelmérést, beleértve a szervezet erősségeinek,
gyengeségeinek értékelését, a szervezet létezésében érdekeltek felmérését, stb.
·
néhány évre előre megfogalmazott célokat, feladatokat, azok időbeni
lebontását, megvalósíthatóságát
·
a munka értékelésének módszerét
Az elkészült írott stratégiai terv egy igen fontos
dokumentum, a megszületéséhez vezető út, a folyamat majdnem, vagy még inkább
ilyen fontos lehet.
A JÖVŐKÉP
Minden szervezet jövőképét hosszasan lehet
ecsetelni, de érdemes egy mondatba összefoglalni annak lényegét. Ezt a mondatot
szokás jövőkép meghatározásnak, vagy víziónak nevezni. A stratégiai tervezés
első lépése ennek a mondatnak a tisztázása. A szervezetek többségének nem okoz
gondot megfogalmazni azt a jövőképet leíró egy mondatot, amiben mindenki
egyetért, míg másoknak ez is gondot okozhat.
Szervezeteknek lehet hasonló, sőt egyforma a
jövőképük, pl. több magyar szervezet fogalmazta meg így a jövőképét egy
mondatban:
Mi fegyvermentes életet szeretnénk.
Azt akarjuk, hogy a
gyerekek boldogok legyenek ebben az országban.
Mi a civil társadalomért
dolgozunk.
Egy jövőkép
megfogalmazásra jellemző, hogy:
·
hosszú távú jövőbe mutat
·
nagyon rövid
·
bárki számára érthető
·
statikus állapotot ír le
·
több szervezet is
egyetérthet vele.
A fenti kritériumok alapján meg tudná
fogalmazni az Ön szervezetének jövőképét egy mondatban?
AZ ÉRTÉKEK ÉS A SZERVEZETI KULTÚRA
Már a jövőkép kifejezi a szervezet központi értékét.
Ön elgondolkodott már azon, hogy mit tart szervezete értékeinek és vajon mások
hogyan látják ezt ? Végiggondolta már mi tartja össze az Önök nonprofit
szervezetét ? A szervezeti értékeket érdemes nyíltan megfogalmazni, leírni, de
hasznuk csak akkor van, ha az érintettek tiszteletben tartják azokat és a
szerint viselkednek, dolgoznak nap mint nap. Szervezeti érték lehet például a
másság tisztelete, a hatékonyság, a részvételi elven történő döntéshozás stb.
Csak azok a szervezetek tudják hosszútávon életben tartani ezeket az értékeket,
akik időben tisztázzák őket és ezekre építik mindennapi működésük és
szabályaik.
Le tudja írni azon alapértékeket, amikre az
önök nonprofit szervezete épít?
A szervezeti és a személyes értékek kapcsolata
kapcsolatban kell, hogy legyen egymással. A személyes értékekre példa lehet a
nyitottság, a tolerancia, az őszinteség. Mikor felvételt nyer valaki egy
munkahelyre nemcsak az iskolázottsága, a szakmai háttere, nyelvismerete stb.
számít, hanem a személyes értékek is, hisz azoknak koherensnek kell lenni a
szervezeti alapértékekkel.
Elgondolkodott már azon, hogy mely személyes
értékei állnak kapcsolatban a nonprofit szervezete értékeivel ?
1.
2.
3.
4.
5.
A szervezeti értékeket és erősségeket figyelembe
véve egy lengyel alapítvány a következőket fogalmazta meg:
Az ember...a
fő forrása az Alapítványnak. Ezért fordítunk különös figyelmet munkatársaink
kiválasztására - egy megfelelő személyzeti irányítás és folyamatos képzés ennek
a biztosítéka. A munkatársak személyiségének összehangolhatósága garantálja a
szervezet küldetésének megfelelő kivitelezését. Ez, és az adott szervezeti
egységek színvonalas munkája az alapja a Personnel Center és Enterpreneurship
School működésének.
A KÜLDETÉS
A küldetés megfogalmazása hasonlóan fontos, mint a jövőkép
tisztázása. A küldetés különbözteti meg az adott szervezetet a többi hasonló
jövőképpel dolgozó szervezettől. Ahogy Mekkába is több út vezet, egy elképzelt
jövőt is többféle módon lehet elérni. A
küldetésmondat jelzi, hogy melyik utat választotta az adott nonprofit szervezet
a jövő felé. Ezt világosan, a munkatársak egyetértésével érdemes meghatározni,
hisz ez segíti az egyetértést, a közös munkát.
Néhány példa arra, hogy hogyan határozták meg
nonprofit szervezeteket küldetésük:
"A
lengyel társadalom támogatása szociális, információs, kulturális, kutatási és
oktatási tevékenységeknek nyújtott segítséggel azzal a céllal, hogy a
piacgazdaság és a demokrácia fejlődjön Lengyelországban a kelet-európai
népekkel együttműködve." (Stefan Batory Alapítvány a Europan Foundation
Centre Profiles-ban)
„A civil
társadalom támogatása Bulgáriában a civil szektor segítése által.” (Civil
Society development Program a Europan Foundation Centre Profiles-ban)
A küldetés
jellemzői:
·
a következő kérdésekre ad választ: kik vagyunk, kiért/miért dolgozunk
(esetleg: hogyan dolgozunk és mely földrajzi területen fejtjük ki
tevékenységünk)
·
a szervezet átfogó célt magyarázzák meg, összegzik
·
a szervezet értékrendjét sugallják
·
rövidek (2-3 mondatosak) és dinamikusak
·
csak egy szervezetre jellemzők
·
a környezetre reagálva születnek
·
újraértékelődnek és időről időre (akár évente, kétévente )
módosulhatnak
·
a célközönségre teszik a hangsúlyt
·
a kimenetre (outcome[1])
koncentrálnak és nem az operatív működésre vagy tevékenységre
Talán
emlékeznek az olvasók arra az esetre, amikor 1996-ban egy magyar nonproft
szervezet körül sajtóbotrány tört ki, de senki sem tudott igazságot
szolgáltatni, mert a szervezet tevékenysége félreértésen alapult és a felek
maguk igazát, értelmezését ismételgették. A szervezet jövőképét úgy fogalmazták
meg, hogy segíteni akarja a gyermekeket az AIDS-szel való együttélésben. A
jövőkép megvalósításához vezető utat az egyesület támogatói úgy értelmezték,
hogy az AIDS-es gyermekeknek jut segítségük, míg a szervezetet irányító
testület tágabban értelmezte a megfogalmazást és nemcsak a beteg gyerekeknek,
hanem a betegséggel találkozó gyermekek számára is szervezett programokat, hogy
könnyebben tudják átélni az AIDS betegekkel való együttélés során felmerülő
nehézségeket. A két értelmezés két problémamegoldást, megvalósítási módot
jelent. Amennyiben pontosan tisztázták volna a küldetésen keresztül azt, hogy
kiért/kinek is dolgozik az egyesület, akkor világos lett volna a támogatók és
az irányító testület számára is, hogy melyik célközönség számára szervezzenek
programokat, kire, milyen programokra költse pénzét az egyesület.
A tervezést nem szabad folytatni, a megvalósításba
nem szabad belekezdeni addig, míg a küldetés megfogalmazásához szükséges
alapkérdéseket nem tisztázta a nonprofit szervezet, míg nem egyértelmű mindenki
számára a küldetés.
Mi az Önök nonprofit szervezetének küldetése
?
HELYZETELEMZÉS
Egy szervezet helyzetét gyakran tökéletesen leírják
a munkatársak, az önkéntesek, a partnerek, az irányító testület egy könnyed,
természetes, informális helyzetben, egy ital mellett folytatott beszélgetés
során, vagy vacsora mellett, amikor szabadon elmondják az emberek véleményük.
Ezeket a beszélgetéseket komolyan kell venni és ösztönző hangulatukból meríteni
kell akkor is, amikor a stratégiai tervet készítjük.
Az itt leírt Érdekeltek vizsgálata, a SWOT vizsgálat
és a Portfolió analízis segíthet abban, hogy a szervezet számára értékes
információkat rendszerbe öntsük, hogy minél könnyebben beépíthetők legyenek a
stratégiai tervbe.
Kit érdekel ?
Az érdekeltek elemzése
Elgondolkodtak már azon, hogy kit érdekel, hogy
fennmarad-e, változik-e az Önök nonprofit szervezete, kik az érdekeltek az
ügyben ?
Érdemes végiggondolni kik és mely intézmények azok,
akiket érint a szervezet működése, kiket érdekel annak jelene és jövője.
Ezeknek a érintetteknek a szerepe nem lebecsülendő, hisz különböző pozitív vagy
negatív indíttatásból kifolyólag befolyásol(hat)ják a szervezet életét. Az
érdekeltek hátterét, motivációját vizsgálva kiderül, hogy mennyire építhet
rájuk, velük a szervezet, ill. mennyire kell kritikájukat, ellenszenvüket
figyelembe venni, kivédeni. Érdekeltek lehetnek pl. a szervezet munkáját élvező
támogatottak, ügyfelek, a bizottsági tagok, az önkormányzat, a versengő
szolgáltatók, a többi nonprofit szervezet, a szervezet támogatói, munkatársai,
stb.. A lista természetesen minden szervezetnél más, de fontos, hogy mindenki
végiggondolja, hogy kik és milyen módon érdekeltek.
Az egyik nonprofit szervezet a következő listát
állította össze azokról, akiket pozitív érdekelteknek tart:
1.
a felhasználók (pl. ügyfelek, fogyasztók, támogatottak)
2.
a helyi önkormányzat szociális osztálya
3.
a tagság
4.
a fizetett alkalmazottak
5.
a bizottsági tagok
6.
a támogatók
7.
az önkéntesek
Fel tudná sorolni az Önök szervezetével
kapcsolatban álló pozitív és/vagy negatív érdekelteket ?
Fontos lépés a listán lévők szerepének pontos
ismerete és befolyásuk, érdekeltségük mértékének eldöntése, annak megtervezése.
A világ, ahol
tevékenykedik a szervezet: a SWOT analízis
A szervezet belső és külső környezetének értékelése
nélkül nem lehet tervezni. A SWOT analízis egy egyszerű módszer, mely ezt az
értékelő vizsgálatot segíti. A SWOT négy angol szó (Strengths=erősségek, Weaknesses=gyengeségek,
Opportunities=lehetőségek, Threats=veszélyek) kezdőbetűjének
összevonásából született fogalom. A fogalom első két tagja a szervezet belső
kapacitására teszik a hangsúlyt, míg az utolsó kettő a külső környezetben rejlő
lehetőségeket és veszélyeket vizsgálja.
Magától értetődő, hogy minden szervezetnek más
erősségei, gyengeségei vannak. Néhány példa arra, hogy mik lehetnek az
erősségek: jó csapatszellem, sikeres múlt, elkötelezett vezető. A gyengeségnél
szerepelhet pl. az önkéntesek hiánya, a pénzhiány, rossz belső kommunikáció,
stb.
A lehetőségek és veszélyek is mindenkinél mások.
Külső lehetőség lehet pl.: jó nemzetközi kapcsolatok, nonprofit-barát stratégia
az önkormányzatnál, nagy szükség a szolgáltatásra a fiatalok körében, stb.
Veszélyt jelenthet a túl sok hasonló céllal működő intézmény, romló politikai
környezet, túl drága vagy nem elegendő szakember.
A mellékelt ábrába be tudja írni az Ön/ök
szervezetére vonatkozó legfontosabb jellemzőket ?
Erősségek |
Gyengeségek |
Lehetőségek |
Veszélyek |
Nem maradhat el annak vizsgálata, hogy hogyan
építhet a szervezet a pozitív faktorokra és mit kezd a negatív, vagy negatívnak
tűnő gyengeségekkel és veszélyekkel rövid és hosszútávon.
A Portfolió
analízis
A belső és külső környezet értékelésére alapozva
szigorúan felül kell vizsgálni azokat a programokat, amiket most végez a szervezet. A Portfolió analízisnek nevezett
módszer segíti a jelenlegi tevékenységek megadott szempontból történő
mérlegelését. A fő szempont az az, hogy hogyan viszonyul a program a szervezet
küldetéséhez és mennyire veszi figyelembe a környezeti adottságokat. A
mellékelt ábra forrásaként a Boston
Consultancy Group anyagai szolgáltak és egyszerű szerkezetük miatt bárki
tudja használni őket, könnyen átláthatók és a eredmény magért beszél.
Próbálja meg kitölteni ezt a táblát és értékeljék a
megszületett eredményt.
Ide a csillagként futó programok kerüljenek.
Csillagnak értékelhetők azok az erős programok, amelyek jelentősen hozzájárulnak
ahhoz, hogy a szervezet megvalósítsa küldetését, a csillagokban meg van annak
a lehetősége, hogy még magasabbra emelkedjenek, fejlődjenek. Ezek a programok
dinamikusak, népszerűek, gyakran kreatívak. |
Ide a kérdőjeles programok kerüljenek. Ezekben meg
van a potenciál, hogy csillagokká váljanak, de ezt még nem bizonyították. |
A fejőstehén programok kerüljenek ide. Ezek a
programok megbízhatóak, jól finanszírozottak, nagyon hasznosak és
kockázatmentes a működtetésük. |
Ide az alvó kutyának nevezhető programok
kerüljenek. Ők kevés eredménnyel működnek, de sok anyagi, emberi
befektetéssel tudnak csak létezni. |
Forrás:
Lawrie, A., The Complete Guide to Business and Strategic Planning, London: The
Directory of Social Change, 1994.
A táblázat kitöltése után a érdemes csoportosan
megvitatni néhány olyan kérdést, amelyek segíthetnek eldönteni a következő
lépéseket, pl.:
Tényleg
csillaggá válhatnak-e azok a programok, amelyek most a kérdőjeles kockába
kerültek?
Nem kellene-e
teljesen elhagyni az alvó kutyának titulált programokat és helyette a többi
programra koncentrálni ?
Van elegendő
csillag programunk ?
Látható-e egy
olyan tendencia, hogy a programok egy adott minta szerint váltják a helyüket bizonyos
idő eltelte után, vagy helyzetük éveken át változatlan, stabilan egy kockában
állnak?
Mi tanulható
abból, ahogyan a szervezet a csillag vagy kérdőjeles programokat működteti ?
És mi a
tanulsága a másik két kategóriába került programok működésének ?
Kifejezik-e a
programok a szervezet erősségeit és lehetőségeit ?
Hol a hangsúly
?
A stratégiai tervezés során remélhetőleg nagyon sok
szempontból vizsgálják meg a szervezetet (akár a SWOT, a portfolió, az
érdekeltek analízise módszereivel vagy bármilyen más módon) és meg kell találni
azokat a módokat, hogy hogyan hasznosítsák az értékelések során összegyűlt
információkat.
Valószínű, hogy nem tud a szervezet minden felmerülő
aspektussal foglalkozni, ezért fontos, hogy képes legyen megállapítani a
hangsúlyokat. Nemcsak képtelenség lenne pl. minden felmerülő új programötletet
megvalósítani, hanem veszélyes is, hisz ez szétforgácsolhatja a szerveztet. A
régi jó programokról is nehéz lemondani, de sajnos sok civil szervezet
működésére igaz, hogy "kevesebb több lenne". Ugyanígy nem lehet
minden felmerülő nehézséggel, veszéllyel, gyengeséggel foglalkozni, mert az
elszívhatja az erőforrásokat. Meg kell találni azokat a legfontosabb pontokat,
amelyek megoldása vagy kidomborítása minőségi változást hozhat a szervezet
életében.
Döntéseinket jelentősen megkönnyíti, ha folyamatosan
azok érdekeit tartjuk szem előtt, akikért/amiért a szervezet létezik, az ő
igényeik kell hogy döntéseinket irányítsák úgy, hogy a szervezet
erőforrásaival, lehetőségeivel vetjük össze ezeket. Fontos, hogy a szervezetben
mindenki tisztában legyen azzal, hogy időről időre hol vannak a hangsúlyok.
Stratégiai
kérdések
A korábban leírt elemzések során kérdések sora merül
fel a szervezetek számára. Olyan kérdések ezek, amelyek megválaszolása a szervezet
hosszabb távú cselekvési irányát határozzák meg. Néhány szervezet a következő
típusú kérdésekkel szembesült stratégiai tervezése során:
Tovább
növekedjünk-e ?
Milyen
mintákra építhetünk ?
Ki is pontosan
a mi célközönségünk ? Ők kell, hogy legyenek ?
A megfelelő
dolgokkal foglalkozunk, vagy mást kellene tennünk ?
Tökéletesíteni
kellene a jelenleg kiszolgált kb. 50 hontalannak nyújtott szolgáltatásunkat,
vagy több hontalannak kellene
ugyanezeket a szolgáltatásokat nyújtani?
Eddigi fő
támogatónk, az önkormányzat maradjon-e továbbra is finanszírozásunk fő forrása
?
Oly sok
hasonló szervezet működik ezen a területen, nem lehetne jobban együttműködni
velük ?
Akkora igény
van plusz szolgáltatásokra, szabad-e új ezeket elvállalnunk ?
Sokan
támogatnak manapság oktatói programokat, nem kellene nekünk is egyet elkezdeni
?
Nekünk kellene
egy egészségügyi oktatóprogramot működtetni a középiskolások számára vagy
inkább azért dolgozni, hogy egy ilyen tárgyat kötelezővé tegyenek a magyar
iskolákban ?
Nem kellene-e
regionális irodákat nyitni ?
A
kuratóriumunkban nincs egyetlen pénzügyi szakember sem, pedig segíthetné
munkánkat az ilyen szakértelem....
Belvárosi
irodánk helyett nem kellene egy olcsóbb környékre költöznünk ?
Ha tényleg
annyi munkanélküli él ezen a környéken, miért nem próbáljuk őket bevonni
önkéntesként ? stb.
A felmerülő kérdésekről általában egy nagyobb
kérdéskör részeként, a szervezet egészének fejlődését figyelembe véve érdemes
döntést hozni, pl.: a szervezeti struktúra megbeszélésekor biztosan szóba jön
az önkéntesek, a kuratórium, a stáb kérdése, de ugyanígy csoportosítató a többi
kérdés is olyan kategóriákba mint pl. finanszírozás, együttműködések, az
ügyfelek köre stb. Ezen kérdések alapos megfontolása nem maradhat el, hisz itt
rajzolódik ki a következő évek munkája.
A döntések hosszú távra szólnak ugyan, de előre
tisztázni kell, hogy mely szakaszokban lehet az egyes területeken változtatni
úgy, hogy az irányvonal ne változzék meg, de ne is merevedjen le a szervezet. A
nonprofit szervezetekre jellemző a rugalmasság, és meg kell adni a módot arra,
hogy ez az erősség beépüljön a
stratégiai tervbe is.
STRATÉGIAI
CÉLOK
A szervezet küldetését meghatározva, értékelve a
szervezetet és környezetét, felvetődnek a stratégiai kérdések, melyek
megválaszolása vagy csupán eldöntése a stratégiai célok megfogalmazásához
vezet. Nincs jó vagy rossz stratégiai cél, hisz ami megfelel az egyik
szervezetnek, a másiknak teljesen idegen lehet, még akkor is ha küldetésük
hasonlít is egymásra.
A stratégiai célok egyediek minden szervezetre, hisz
az adott szervezet ismeretén, a lehetséges alternatívák és a környezet
értékelését szem előtt tartva jelölik ki a cselekvési útvonalat. A stratégiai
célok ideális esetben:
·
világos irányt mutatnak
·
reálisak
·
a kimenetre koncentrálnak.
Példaként szolgálhatnak a prágai székhelyű Information Centre for Foundations and
Nonprofit Organizations (ICN) 1994-ben megfogalmazott stratégiai céljai (az
ICN 1994-es Éves jelentése alapján):
·
a nonprofit szervezetek munkatársainak jogi, pénzügyi és
kapcsolatépítési információ-ellátását biztosítani
·
összegyűjteni és bárki számára elérhetővé tenni a nonprofit szektorral
kapcsolatos hazai és külföldi szakirodalmat
·
a nonprofit szervezetek szakmai színvonalának emelése tanfolyamok és
külföldi tanulmányutak szervezésével
FELADATOK
A stratégiai célok meghatározása után elég könnyű a
feladatok megfogalmazása. (Sajnos néhány szervezet itt kezdi a tervezést, az
előző lépéseket kihagyva és így projectről projectre vándorol, mely zavarhoz,
sőt a szervezet megszűnéséhez is vezethet.) A feladatok úgy kell, hogy
kapcsolódjanak a stratégiai célokhoz, mint a célok a küldetéshez, a küldetés a
jövőképhez. Az előző példa bizonyítja, hogy egy szervezetnek több stratégiai
célja is lehet. Az egyes stratégiai célokhoz is több feladat kapcsolódhat. Egy
részletes éves feladattervben szokták leírni a feladatokat. A jól megfogalmazott feladatok jellemzői:
·
konkrétak
·
reálisak
·
határidősek
·
helytállóak
·
mérhetők
Forrás:Lawrie,
A.,The Complete Guide to Business and Strategic Planning, London: The Directory
of Social Change, 1994.
Érdemes törekedni ezekre a jellemzőkre a
tervezéskor, mert a későbbi munkafolyamatot könnyíti meg az ilyen típusú
tervezés. Várható azonban, hogy azokon a helyeken, ahol nincsenek hozzászokva a
munkatársak a világos célokhoz és pontosan meghatározott feladatokhoz,
idegenkedni fognak ettől, hisz félnek:
·
a változástól
·
a számonkérhetőségtől
·
a felelősségrevonástól
·
attól, hogy az ő eddigi munkájukra a jövőben esetleg nem lesz szükség
·
a határidőcsúszástól
·
a régi szép idők hangulatának elvesztésétől az intézményesülés, a jobb
menedzsment érdekében
·
a felismeréstől, hogy egyes programokat csak azért működtet a
szervezet, hogy pénzhez jusson általuk, pedig nem illenek bele az összképbe
Tiszteletben kell tartani munkatársaink félelmeit,
és segíteni kell, hogy megértsék, hogy a világos terv által tisztábban fogják
ők is látni, hogy mit csinál, merre tart a szervezet, mi a dolguk, mit várnak
el tőlük és örömmel fogják látni azt is, hogy munkájukkal mit tesznek hozzá a
teljes képhez. A sikerélmény viszi előre a szervezeteket és rövid távon is
nyújtani kell módot a sikerre, hogy a hosszú távú célt elérjük.
A Nonprofit Információs és Oktató Központ (NIOK)
példája jól illusztrálja a világos feladat-meghatározást, majd azt, hogyan
bontották le a feladatokat tevékenységekre. A NIOK stratégiai célként 1994-ben
az elkövetkező két évre azt tűzte ki maga elé, hogy jó minőségi tanfolyamokat
tartson a nonprofit szervezetek munkatársai számára. Ehhez kapcsolódóan két feladatot
fogalmazott meg:
I. feladat: 1994. végére legyen legalább hat, a
nonprofit szervezetek menedzsmentjéhez kiválóan értő magyar szakember, aki a
NIOK-nak dolgozik
II. feladat: 1995. végére a témához kiválóan értő
magyar szakemberek legalább 100 órányi nonprofit menedzsment tanfolyamot
tartsanak a magyarországi nonprofit szervezetek középvezetői számára
Céljainkat akkor érjük el, ha a feladatokhoz meg
tudjuk határozni a tevékenységeket és azokat véghez tudjuk vinni. Gyakran jut eszembe
a Drucker által is többször idézett történet Napóleonról. A történet szerint
Napóleon nagyszerű hadvezérei óriási tervekkel álltak Napóleon elé arról, hogy
hogyan rohanják le Poroszországot vagy vegyék be Spanyolországot. A történet
szerint Napóleon ilyenkor meghallgatta őket, majd megkérdezte: "Hány ló
kell hozzá?" Nagyon gyakran a hadvezérek nem tudtak válaszolni, mert
ötletüket nem gondolták végig a tevékenység szintjén, és így gyakran kiderült,
hogy nincs elég ló az elképzelt hadművelethez. A nonprofit szervezeteknek is
vigyázni kell, hogy céljaik, feladataik úgy legyenek kidolgozva, hogy ne
bukhassanak meg a tevékenység szintjén. Ezért íme egy példa, hogyan lehet a
NIOK II. feladatát tevékenységekre bontani. (A tapasztalt vezetők gyakran képesek
egyszerre átlátni a jövőkép, a küldetés, célok, feladatok komplexitásában is a
tevékenységi oldal minden apró pontját, de összetettebb feladatoknál nekik is
hasznos lehet a Napóleoni gondolkodás és a terv papírra vetése.)
A NIOK által 1994-ben meghatározott II. feladat:
1995. végére a témához kiválóan értő magyar szakemberek legalább 100 órányi
nonprofit menedzsment tanfolyamot tartsanak a magyarországi nonprofit
szervezetek középvezetői számára.
A II. feladathoz kapcsolódó tevékenységek:
1.
Egy főállású oktatásszervező felvétele
Határidő: 1995. január közepe
Felelős: Az igazgató
Felmerülő költségek: 600 000 Ft
Bevétel: 0 Ft
2.
Az oktatói csapat szakmai
kompetenciájának ellenőrzése
Határidő: 1995. február vége
Felelős: az oktatásszervező (szakemberek bevonásával)
Felmerülő költségek: 60 000 Ft (a szakemberek díja és a tesztek előkészítése)
Bevétel : 0 Ft
3.
A tanfolyamok országos meghirdetése
Határidő:1995. február vége
Felelős: az oktatásszervező
Felmerülő költségek: 50 000 Ft hirdetésekre, levelekre
Bevétel: 0 Ft
4.
100 órányi tanfolyam megtartása
Határidő:1995 végéig
Felelős: Trénerek az oktatásszervező irányításával
Felmerülő költségek: 200 000 Ft (beleértve a személyi és dologi költségeket is)
Bevétel: 150 000 Ft
A tanfolyamoknál szabott kritérium, hogy minden tanfolyamon legalább 15
nonprofit szervezetnél dolgozó középvezető vegyen részt és egy külső megfigyelő
szakember, hogy ellenőrizze az oktatás színvonalát.
5.
A program értékelése (a monitorozás folyamatos):
Határidő:1995. december 31.
Felelős: oktatásszervező (az érintettek bevonásával)
Felmerülő költségek: 20 000 Ft
Bevétel: 0 Ft
Természetesen a tevékenységek leírása sokkal
részletesebb és pontosabb is lehet, attól függően, hogy munkájához kinek
mennyire van szüksége. Érdemes azonban az alapkategóriákat mindig szem előtt
tartani, nehogy pl. kifussunk az időből vagy a forrásokból.
Hogy ennyi tervezés után mikor jönnek már az
eredmények ? A Nonprofit szervezetek menedzsmentje c. könyvében ezzel
kapcsolatban Drucker ezt írja: „Próbáljon türelmes lenni, és éberen reagálni
arra, amikor jelentkeznek az eredmények, hisz akkor derül ki, hogy jól halad-e
az úton." P.E. Drucker: Managing the
Nonprofit Organization
ÉRTÉKELÉS
Az előző példában a tevékenységekhez egyéni
felelősséget is rendelt a NIOK. Ez különösen fontos akkor, ha a szervezet
objektív személyi értékelést akar végezni. Érdemes az egyes feladatok,
programok végén és év végén személyi és programjellegű értékelést tartani. Itt
derül ki, hogy a szervezet az eltervezett módon végzi-e feladatát és
programjain keresztül mit ér el, az eredmények a küldetéssel szoros
kapcsolatban állnak-e. Legolcsóbban házon belül, közösen lehet az értékelést
elvégezni, de az objektivitás miatt gyakran külső semleges szakértőt kérnek fel
erre a munkára.
Sokan azt állítják, hogy az értékelés könnyű
feladat, hisz bármit meg lehet mérni, míg mások úgy gondolják, hogy az igazi
eredmények mérhetetlenek (pl. hogyan mérhető a civil társadalom). Általános
irányelv az lehet, hogy a tevékenységekhez és - amennyire lehet - a
feladatokhoz is mennyiségileg és minőségileg mérhető kritériumokat rendeljünk
hozzá már a tervezés szakaszában. Időről időre nemcsak a tevékenységeket kell
szemügyre venni, hanem azt is, hogy vajon jól választotta-e meg a szervezet a
tevékenységeit a feladatok megvalósításához, a feladatokat a céljaihoz és hogy
a célok élnek-e még, ezekkel kell-e foglalkozni a küldetés érdekében. Négy-öt
évente a nonprofit szerzeteknek is felül kell vizsgálniuk a teljes jövőképük,
környezetük, küldetésük.
PÉNZÜGYI
TERVEK
Egy terv csak álom lehet, ha a megvalósításához
szükséges erőforrások nem teremethetők elő. Erőforrások pl. az emberi
erőforrások, a vagyon, a kapcsolati tőke stb. Itt most csak erőforrással és az
ahhoz kapcsolódó pénzügyi tervekkel foglalkozunk, mert tapasztalatból tudjuk,
hogy a nonprofit szerzeteknek leggyakrabban pénzügyi tervekkel van gondja. (Az
itt használt módszerekre azonban bármely más erőforrás tervezésénél
alkalmazhatók.)
Egy pénzügyi terv két fő egységből áll:
·
költségvetés arra, hogy mennyibe fog kerülni a terv megvalósítása
·
kivitelezési terv arra, hogy hogyan fogja a szervezet előteremteni a
költségvetés tételeit
A "Jótékony szervezetek vezetése és
menedzsmentje" c. könyvben A. Hind a következő lépéseket javasolja egy jó
pénzügyi és ellenőrzési terv megalkotásához:
·
Határozzuk meg a szervezet
kulcsfontosságú adatait
·
Értékeljük, mennyire
változóak ezek az adatok
·
Becsüljük meg a tervezett
programok és az infrastruktúra működésének költségeit
·
Tervezzük meg, hogy az egyes
programokra mennyi pénzt kellene összegyűjteni, számoljuk ki minden egyes
program bruttó bevételét és kiadását
·
Ellenőrizzük a számítások
realitását a korábbi évek bevételei, kiadásai, pénz/adományai vagy bármi más
hasznosítható adat alapján
·
A stratégiai terv és a
feladatterv alapján pontosan állítsuk össze az első év költségvetését és
határozd meg a következő években felmerülő költségeket és kiadásokat
· Állítsuk össze egy hatékonyan működő rendszert arra, hogy a szervezet
vezetése nyomon tudja követni a szervezet pénzügyi helyzetét. Azt is tervezzük
meg, hogyan biztosíthatja a szervezet az irányító testület korrekt pénzügyi
tájékoztatását, hogy szükség esetén azok még időben javasolhassanak korrekciós
lépéseket."
Némely számadatot nagyon egyszerű
meghatározni (pl. irodabérlet, utazási költségek), de néhány költség nem
ennyire magától értetődő, ezért megesik, hogy elfelejtkezünk róluk. Ilyenek pl.
egy program felállításához szükséges költségek (új számítógépes program
megvásárlása, a munkatársak felkészítése annak használatára), pénzátutalásokkal
járó költségek, késve érkező támogatás hiányának pótlása, javítási és
beszerzési költségek, egyéb előre nem látott kiadások (egy megbetegedett
munkatárs hónapokon át tartó helyettesítése, jogprobléma esetén szakértő
fizetése) stb. A költségvetés összeállításában segít a tapasztalat, a józan ész
és az is, ha többen ellenőrzik a terveket, hogy biztosak lehessünk abban, hogy
nem maradt ki semmi költség és a bevételi oldal is reális.
A TERVEZÉS FOLYAMATA
A stratégiai tervezés
végeredménye egy többoldalas írott dokumentum, a stratégiai terv, de gyakran a
dokumentumhoz vezető út, maga a tervezési folyamat is olyan hasznos a szervezet
számára, mint az elkészült terv. A tervezés jó alkalmat ad a részvételi elven
működő döntéshozás gyakorlására, sok előre nem látott erősségét hozhatja ki a
szervezetnek és elősegítheti a magas munkamorált is.
A tervezés megtervezése
Amennyiben az a döntés születik, hogy a szervezetnek
szüksége van stratégiai tervre, külön figyelmet kell fordítani a következőkre:
·
fontos, hogy a szervezet egésze belássa a tervezés szükségességét
·
fel kell mérni a tervezéshez szükséges idő összességét és az egyénekre
háruló részét
·
értékelni kell azt az energiát és időt, amit az emberek befektetnek a tervezésbe
(és a felhasznált időt annyira lecsökkenteni, amennyire csak lehet)
·
előre el kell dönteni, hogy ki felelős a tervezési folyamat
lebonyolításáért és ki vagy mely testület hagyhatja jóvá a tervet
·
végig kell gondolni, hogy kinek a részvételére van szükség az egyes
tervezési fázisokban (pl. az ügyfeleket nem biztos, hogy érdemes bevonni a
pénzügyi terv elkészítésében, míg más fázisokban nélkülözhetetlen a
részvételük)
·
a tervezés elején egyértelművé kell tenni hogy a terv mely részei
bizalmasak és melyek oszthatók meg a nagyközönséggel
·
a tervezést megfelelően kell időzíteni úgy, hogy más nagyobb
eseményekkel ne ütközzön
·
olyan technikákat kell alkalmazni, hogy az érintettek számára igazi
kihívás legyen a tervezés
·
érdemes előre kitalálni, hogy a tervezés során hogyan értékelje a
szervezet a munkát
Egy nonprofit szervezet például a következőképpen
készítette elő a tervezési folyamatot:
A következő
lépésekre van szükség: |
Mikor ? |
A felelős
személy |
Ki vesz
részt a megbeszélésen |
A
megbeszélés hossza |
a tervezés lépéseinek folyamatának ismertetése,
véleményezése |
1. hét |
Kovács János (külső szekértő segítésével) |
elnök, igazgató, egy programigazgató és egy
asszisztens |
2 óra |
minden érintett értesüljön a tervezésről |
1. hét, az előző megbeszélés utáni nap |
Kovács János (külső szekértő segítésével) |
írásban mindenkinek |
0 |
a jövőkép és a küldetés újraértékelése,
pontosítása (szükség esetén megfogalmazása) |
a 2. hét első napjai |
Kovács János (külső szekértő segítésével) |
az irányítótestület (pl. kuratórium), igazgató,
stábból akit érdekel, érdekeltek közül akit érdekel |
2 óra |
SWOT és Portfolió értékellés |
a 2. hét második fele |
Kovács János (külső szekértő segítésével) |
az irányítótestület (pl. kuratórium), igazgató,
stábból akit érdekel, önkéntesek közül akit érdekel |
5 óra |
stratégiai célok eldöntése |
a 3. hét első napjai |
az irányítótestület elnöke (külső szakértő
segítségével) |
az irányítótestület (pl.
kuratórium), igazgató, stábból akit érdekel, érdekeltek közül akit érdekel,
önkéntesek közül akit érdekel |
5 óra |
pénzügyi terv |
a 3. hét második fele |
pénzügyi felelős (külső szakértő segítségével) |
pénzügyi felelős, igazgató, programfelelősök |
4 órás megbeszélés, melyet a pénzügyi vezető és
programfelelősök 1 napos előkészülete előz meg |
a terv első változatának elkészítése |
a 4. hét első fele |
igazgató |
írott anyag, melyet minden érdekelttel megosztunk |
találkozóra nincs szükség,
mindenki egyénileg szóban vagy írásban közvetlenül az igazgatónak mondhatja
el kiegészítéseit, véleményét |
a terv módosítása és véglegesítése |
az 4. hét hétvégéje |
igazgató (külső szakértővel) |
mindenki, aki részt vett a folyamatban |
bentlakásos hétvégi találkozó |
a terv kivitelezése és éves újraértékelése |
évente kétnapos összejövetelek |
elnök |
érintettek |
hétvégek |
A fenti terv alapján a nonprofit szervezet egy hónap
alatt végigvitte a tervezési folyamatot, de van akinek több időre, vagy
hosszabb hétvégi megbeszélésekre van szüksége. Míg mivel van, aki
gyakorlottabbak a tervezésben, tiszták az alapkérdések, kevesebb
programterülettel, kisebb csapattal dolgoznak, hamarabb elkészülhetnek a
tervvel.
Most
tervezzünk ?
A tervezés idejét jól meg kell választani. A
mellékelt táblázat kérdéseinek megválaszolása segíthet annak eldöntésében, hogy
készen áll-e az Ön/ök szervezete a stratégiai tervezésre.
IGAZ / HAMIS |
A mi nonprofit szervezetünk teljesen független,
joga van önállóan meghozni saját döntéseit |
A kulcsemberek (pl. kuratórium, programvezetők,
önkéntesek) igazán akarják, hogy előre tervezzünk
|
Egy krízis közepén vagyunk, ami minden energiánkat
elvesz
|
A mindennapi dolgaink rendben folynak |
Olyan gyorsan növekedtünk, hogy még az igazgató
sem tudja mi történik |
Szerencsénk van, ha túléljük a következő hetet,
nemhogy még előre tervezzünk |
Mi mindannyian tisztában vagyunk azzal, hogy mi
itt a dolgunk és örülünk, hogy egy jó ügyön dolgozhatunk |
A szolgáltatásaink iránt óriási a kereslet, de
nincs elég erőforrásunk arra, hogy mindent megvalósítsunk, amire csak szükség
van |
A szervezet vezetése sok kérdésen nem ért egyet
egymással |
Többen úgy gondoljuk, hogy a stratégiai terv egy
racionális dolog, de mivel a világ irracionális, felesleges energiát
pazarolni a tervezésre |
Nem tudom, hogy meddig lesz meg itt az állásom, mert
olyan bizonytalan ennek a szervezetnek olyan bizonytalan a jövője |
Sokan szeretnénk, ha tisztábban láthatnánk, merre
is haladunk |
Amennyiben legalább 10 fenti állítás igaz az Ön/ök szervezetére,
akkor mindenképp érdemes elkezdeni a stratégiai tervezést és bízunk benne, hogy
ez a kiadvány segíteni fog.
Amennyiben
legalább 10 fenti állítás hamis az Ön/ök szervezetére, akkor most még nem
érdemes belevágni a stratégiai tervezésbe, érdemesebb kivárni a megfelelő
időpontot, vagy ha mégis, akkor számítsanak sok akadályra a tervezés során.
Másoknak azt ajánlom, hogy a könyv gondolatai,
érvelése alapján mérjék fel, hogy nincs-e túl sok akadálya a tervezésnek és ha
bizonytalanok, akkor inkább erős igennel döntsenek.
Reméljük, hogy e kiadvány tartalmát megosztja
munkatársaival is és ők is megértik a stratégiai tervezés hasznát és belátják,
hogy milyen egyszerű és jó dolog a tervezés.
Sok sikert a mindennapi túléléshez és reméljük, hogy
évek múlva is hallunk még az Ön/ök szervezetéről.
FELHASZNÁLT IRODALOM ÉS AJÁNLOTT OLVASMÁNYOK:
Bamard,
Hilary and Walker, Perry, Strategies for Success – A Self – Help Guide to
Strategic Planning for Voluntary Organizations.
Courtney,
Roger, Managing Voluntary Organizations – New Approaches. ICSA Publishing Ltd,
1996.
Dalshner,
John Paul, Understanding Nonprofit Financial Statements: A Primer for Board
Members.
Drucker,
Peter F., The Five Most Important Questions You Will Ever Ask About Your
Nonprofit Organization.
European
Foundation Centre, European Foundation Centre Profiles – A Directory of
Foundation and Corporate Members of the EFC 1995-1996 edition, An Orpheus
Programme Publication.
Hind,
A., The Governance and Management of Charities 1995. High Barnet: The Voluntary
Sector Press, Ltd., 1995.
Hudson,
Mike, Managing Without Profit – The Art of Managing Tzhirdsector Organizations,
Penguin Books published in association with Cirectory of Social Change, 1995
Lawrie,
Alan, The Complete Guide to Business and Strategic Planning – for Voluntary Organizations.
Directory of Social Change Publication, 1995
Manley,
Keith, Financial Management for Charities and Voluntary Organization. ICSA
Publishing Ltd, 1994.
Park,
Dabney G., Jr., Strategic Planning and the Nonprofit Board.
Torok
Marianna, Basic Handbook for Civil Organizations.
A szerző:
Török
Marianna a Nonprofit Információs és Oktató Központ, Soros-NIOK Iroda igazgatója
Budapesten. Az ELTE-n és különböző külföldi egyetemeken végzett tanulmányai
után a Soros Alapítványnál kezdett dolgozni, 1995-ben elvégezte a Johns Hopkins
Egyetem nonprofit szervezetek vezetői számára szervezett oktatói kurzusát. A
szerző korábbi és jelenlegi munkája során is magyarországi és külföldi
nonprofit szervezetekkel dolgozik, gyakran tanácsadói, oktatói minőségben.
Szerkesztésében jelent meg az "Alapfokú kézikönyv civil szervezetek
számára" c. kiadvány 1995-ben.
[1] Outcome, a magyar nyelvben is egyre gyakrabban használt angol eredetű szó, mely a hosszú távú eredményeket, kimenetet jelenti